CONTOH PEDOMAN ADMINISTRASI DAN KETATAUSAHAAN PAUD/TK

PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

          I.            PENDAHULUAN

Istilah administrasi di dalam  masyarakat Indonesia, bukan lagi merupakan istilah bar. Ia sudah dikenal semenjak jaman Hindia Belanda sampai sekarang ini.Masyarakat mengenal atau terpaksa mengenal istilah ini karena banyak anggota anggota masyarakat melakukan hubungan kerja dengan kantor-kantor pemerintah. Apabila seorang penduduk disuatu desa kan menjua ternaknya, ia meminta surat legalisasi untuk ternaknya, aar dapat dijual dengan aman, tidak disangka sebagai hasil curian. Surat itu ia minta dikator kelurahan. Oleh petugas dikantor tersebut, penduduk desa tadi dikenalka istilah administrasi dalam hubungannya dengan meminta ongkos administrasi, sebagai ganti biaya pembuatan surat keterangan tersebut. Demikian juga bagi orang-orang yang akan menikah, meminta kredit di bank, membayar pajak, memeriksakan anaknya di rumahsakit mendaftarkan anaknya sekolah, dan lain-lain kegiatan yang hubungannya dengan kantor, terutama dengan kantor pemerintahan. Mereka terpaksa berkenalan dengan istilah administrasi.Dengan demikian administrasi menjadi popular dalam masyrakat.

Sehubungan dengan semakin dikenalnya istilah administrasi oleh masyarakat Indonesia, tibullah masalah-masalah baru antara lain apakah istilah yang sudah terlanjur dikenal itu memberian pengertian yang tepat. Dengan kata lain apakah istilah administrasi mempunyai kesatuan tafsir diantara mereka yang mengenalnya itu. Kemungkinan jawaban dari masalah ini belum ada tafsir yang tunggal dari istilah administrasi.Kalau seandainya ada, maka kesatuan pengertian itu terbatas pada pengertian yang sempit yakni adminstrasi dinilai sebagai kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan kertas atau pekerjaan tulis menulis saja.

Pekerjaan –pekerjaan seperti ini misalnya surat keterangan, tanda tangan, stempel surat, surat menyurat, dan sebagainya. Penilaian administrasi  sebagai pekerjaan kertas (olerical work) dan pekerjaan tuls menulis (paper work) saja, amatlah berbeda dengan surat kenyataan yang dikembangkan oleh sarjana –sarjana administrasi yang baik semenjak Henri Fayol maupun sampai sekrang ini.

Selain itu menurut kenyataannya manusia dititahkan didunia ini selalu membutuhkan bantuan dari yang lain. Dan manusia tidak ada yang tidak mempunyai tujuan.Apapun bentuk dan macam tujuan tersebut, dari yang sederhana sampai yang komple, dari yang ringan sampai yang berat. Menuut kenyataannya  manusia senantiasa menginginkan agar tujuan tersebut dapat tercapai.Di dalam manusia mengejar atau berusaha mencapai tujuan tersebut ia tidak lepas dari permintaan bantuan dari yang lainnya. Dia tidak bisa hidup sendiri , betapapun perkasanya manusia tersebut. Nabi Adam yang dipandang oleh yang menyakininya sebagai moyang segala manusia didunia ini merasa tidak berdaya kalau seandainya tidak diciptakan Siti Hawa sebagai temannya sebagai teman, yang sewaktu-waktu Adam meminta bantuan dalam melakuakn tugas suci di dunia ini. Karena manusia diciptakan mempunyai kelengkapan yang serba terbatas, baik terbatas keampuan ataupun pikirannya, waktu dan tempatnya, maka ada kemungkinan dalam bidang tertentu manusia dapat melakukannya tetapi dalam bidang lain ia sama sekali tidak berdaya. Oleh sebab itulah maka kemudian mereka merasa saling membutuhkan, saling memerlukan dan saling berkerjasama. Selanjutnya timbullah usaha kerja sama. Demikianlah manusia hidup, mereka tidak sunyi sendirian.

Apabila sejumlah orang berkelompok hendak bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, maka diperlukan adanya penataan dari usaha kerjasama terbut. Segenap rangkaian kegiatan penataan di dalam usaha kerjasama tersebu dapat dikemukakan dengan satu istilah, yakni administrasi.

Oleh karena itu gejala senantiasa Nampak dari waktu ke waktu ialah adanya manusia-manusia yang saling bekerja sama dalam rangkai mencapai sesuatu tujuan.Gejala ini membentuk suatu pengertian bahwa administrasi itu dilakuakn oleh sekelompk manusia yang bekerja sama secara teratur untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi kalau seandainya ada seorang manusia bekerja sendirian untuk mencapai tujuannya sendiri, tidaklah dinamakan administrasi Demikain juga kalau ada sekelompok rang yang tidak teratur bekerja bersama-sama tidak pula dapat menimbulkan administrasi. Apalagi tidak ada tujuan tertentu, inilah tidak dapat mengakibatkan suatu kegiatanyang disebut administrasi. Demikian juga tidak semua usaha kerja sama manusia dalam rangka mencapai tujuannya disebut administrasi. Hanya kegiatan yang bercrak penataan dari usaha kerjasma sekelompk orang itulah yang dinamakan administrasi. Kegiatan penataan atau pengaturan tersebut akan di jumpai ulasannya pada bidang bidang buku ini.

Bidang ini seccara pokok akan mengantarkan pengertian administrasi itu sendiri. Adapun secara luas akan diteragkan masing –masing bidang yakni unsur-unsur yag merupakan isi dai administrasi,. Dengan demikian akan didapatkan gambaran yang pasti bahwa administrasi itu tidak hanya sekedar pekerjaan –pekerjaan membuat surat mengirim surat dan menyimpan surat saja. Melainkan segenap kegiatan penataan atau pengaturan yang dilakuakn untuk menata dan menjalin kerjasama yang dilakukan oleh sekelompk orang untuk mencapai tujuan tertentu itu. Kegiatan semacam ini akan meliputi dari hal mengatur dan membagi bagi jenis pekerjaan dan orang-orang yang mengerjakan, memimpin dan mengendalikan orang-orang beserta fasilitasnya, memerintah, menegur, dan meminta pertanggungjawaban, menerima, menemptkan dan memberhentikan orang orang yang menjadi anggota kelompoknya, mencari, menggunakan dan mempertanggungjawabkan keuangan, perbekalan dan perlengkapan lain, membuat, mengirim, dan menyiman surat-surat dan akhirnya mengusahakan terjalinnya hubungan yang baik antara kelompok orang orang yang berkerja sama tersebut dengan lingkungannnya. Kegiatanyag sedemikian luasnya itu akan Nampak jelas diterangkan pada masing-masing bidang setlah pengantar in. sehingga suatu kebulatan pengertian tentang administrasi akan dapatdiikuti secara teratur dan dipahami. Konsepsi inilah yang selama ini dikembangkan oleh balai Pembinaan Administrasi, dengan salah satunya tujuannya supaya kesalahan tafsir terhadap istilah administrasi itu dapat dikurangi.

       II.            PENGERTIAN ADMINISTRASI

Untuk menerangkan apakah arti administrasi itu, ,maka di sini akan diberikan lebih dahulu pengertian istilahnya, baru kemudian pengertian menuruut definisi- definisi dari beberapa sarjana ilmu administrasi.

A.    Pengertan Ilmu Administrasi

Istilah administrasi berasal dari kata latin ad + ministrare yang mempunyai pengertian dalam bahasa Indonesia: membantu, melayani, dan memenuhi. Kata latin Administrare ini daam bahasa Inggris tersebut diterjemahkan Administration. Di Indonesia istilah Inggris tersebut diterjemahkan Administrasi. Sebelum penterjemahan kata Inggris itu untuk masa yang cukup lama telah dikenal istilah yang bunyinya sama, tulisannya lain. Istilah itu yakni Administratie.Istilah ini berasal dari warisan jaman penjajahan Belanda.Kedua istilah itu, yang satu berasal dan diterjemahkan dari bahasa Inggris, sedangkan satunya adalah peninggalan warisan Belanda, mempunyai arti yang berbeda.

Yang berasal dari peninggalan Belanda mempunyai arti sebagai berikut : “elke stelsematige ordenin en schriftelijke vatlegging van gegevens, samengesteld met he dcel een overzicht van deze geegvens te verkrijgen in hun geheel en hun ondering verband” artinya: “setiap penyusunan keterangan –keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan –keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain”. Pengertian ini menurut hakekatnya sama dengan pengertian tatatusaha dalam bahasa Indonesia. Oleh sebab itu untuk menghindari kesalahpahaman istilahnya, dianjurkan apabila yang dimaksudkan itu kegiatan tatausaha janganlah dipergunakan istilah administrasi melainkan sebutlah “ tatausaha” saja.

           Adapun pengertian administrasi yag satunya (dari terjemahan bahasa Inggris), sabaiknya diikut beberapa definisi dar beberapa Sarjana berikut ini.

B.     Definisi- Definisi Administrasi

1.      Menurut rumusan Ordway Tead . Administration is conceived as the necessary activities of these individuals (executives) in an organization who are charge  with ordering, forwarding, and facilitating the associate efforts of grou of indviduals broght together to realize certain define purpose. ( administrasi meliputi kgiatan –kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat-pejbat eksekutif dalam suatu oraganisasi, yang bertugas mengatur, memajukan dan melengkapi usaha kerjasama sekumpulan orang yang sengaja di himpun untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Leonald d. white, merumuskan sebaga berikut Administration is a process conmon to all group effort ublic or private,civil or military, large scele or smale scale. ( administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pda semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah atau swasta, sipil atau militer baik secara beasar besaran ataupun kecil kecilan

3.      Herbert A Simon, menyatakan dalam pengertian yang terluas administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari kelompok orang orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

4.      John A. Vieg merumuskan didorong oleh hasrat dan kepentingan apapun yang dmilik, orang-orang senantiasa menentukan tujuan-tujuan mereka sendiri; administrasi terdiri atas apapun yang dilakukan mereka sesudah itu – sesudah menentukan tujuan untuk mencapai tujuan mereka.

5.      Menurut Dr. Sondang Siagian, Administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama anatara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

6.      Departeman Henkam merumuskan administrasi adalah usaha dan pekerjaa yang meliput penetapan tujuan organisasi termasuk perumusan rencana-rencan dan program-program dan penetapan cara cara penyelenggaraan pembinaan termassuk penetapan kebijakksanaan –kebijaksanaan.

7.      Drs. The Lang Gie memberikan definisi administrai adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Definisi ini kemudiaan diperbaharui kembali menjadi Administasi adalah egenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan –pekerjaan induk dan sumber sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha kerjasama dari sekelompok orang.Selang beberapa tahu kemudian pengertian tersebut di revisi oleh Drs Sutarto menjadi Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mecapai tujuan tertentu.

Kesimpulan yang dapat ditarik dari definisi-definisi yang dikutip di atas iaalah bahwa masing masing definisi tersebut mempunyai beberapa persamaan. Adapun persamaan persamaan itu antara lain ialah :

1.    Administrasi merupakan suatu proses kerjasama

2.   Proses kerjasama tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional

3.   Dan kerja sama tersebut diaksnakan dalam rangka mncapa tujuan tertentu.

Ke 3 persamaan itu merupakan syarat atau factor penyebab terjadinya administrasi.Tiadanya salah satu dari factor itu maka tidak aka nada administrasi.Karena ke 3 persamaan itu dianamakan factor, karena factor adalah merupakan suatu unsur yang ikut menyebabkan atau mempengaruhi terjadinya suatu hasil atau keadaan. Pengertian factor ini lebih luas daripada pengertian unsur, sebab kumpulan dari factor-faktor itu selalu merupakan penyebab atau pendorog timbulnya sesuatu hal lain yang merupakan kebulatan. Atas dasar inilah kemudian dalam buku ini dipergunakan batasan administrasi sebaga berikut :ADMINISTRASI ADALAH PROSES KGIATAN PENATAAN USAHA KERJASAMA SEKELOMPOK ORANG UNTUK MENCAPAI TUJUAN TERTENTU.

    III.            POKOK-POKOK PIKIRAN DALAM ADMINISTRASI

Setelah mengetahui bebeapa pengertian mengenai administrasi seperti yang diuraikan dalam kutipan-kutipan di atas, dam kesimpulan terkhir mengenai batasan administrasi yang dipergunakan dalam buku ini, kiranya dapat diktarik pokok pikiran pikiran yang terkandung daalam batasan administrasi tersebut. Pokok-pokok pikiran itu antara lain bahwa :

1.      Administrasi merupakan rangkaiana kegiatan –kegiatan penataan

2.      Kegiatan penataan itu dilakukan oleh sekelompok orang

3.      Adminisrasi merupakan usaha kerjasama dari sekelompok orang tersebut

4.      Usaha kerjasama itu empunyai tujuan terentu ang ingin dicapai

Ke 4 pokok pikiran tersebut uraiannya adalah sebagai berikut:

1.      Rangkaian kegiatan penataan

Pokok pikiran pertama ini sekaligus merupakan suatu ciri yang membedakan kegiatan administrasi dengan kegiatan lainnya yang juga dilakukan oleh sekelompok orang.Rangkaian kegiatan penataan ini terdiri dari beberapa kegiatan penataan.Ini berarti kegiatan penataan itu tidaklah tunggal melainkan terdiri dari banyak kegiatan. Adapun penataan sendiri wujudnya berupa merencanakan kegiatan kegiatan yang perlu dikerjakan menyusun dan membagi kerja dalam urutan yang logis, menetapkan hubungan kerja secara hirarkis, mengarah dan menyelaraskna kegiatan kegiatan secara harmonis, dan mengendalikan berikut menyempurnakan pelaksanaan pelaksanaan kerja dalam usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Proses kegiatan menata ini termasuk didalam nya segenap rangakainan perbutan melaksanakan atau implementasi dari semua keptusan keptusan yang telah diamil sebelumnya. Karena itu dministrasi berhubungan dengan apapun yang akan dilakukan setelah ditetapkan tujuan oleh usaha kerjasama ekelompok orang. Penataan dan pelaksanaan apapun untuk pencapaian tujuan tujuan iniilah administrasi.Selain itu kegiatan penataan itu bukanlah merupakan kegiatan substanntif yang berhubungan dengan tercapainya tujuan pokok dari usaha kerjasama tersebut.Kegiatan penataan ini hannyalah menunjang agar kegatan substantive tersebut terlaksana dengan baik.

2.      Sekelompok Orang

Yang dimaksud dengan sekelompok orang dalam administrasi ini ialah kumpulan orang orang yang batas jumlahnya paling sedikit 2 orang paling banyak tidak terbatas. Keteraturannya akan nampak dalam suatu hirarki atau susunan yang tertentu. Proses administrasi baru terjadi kalau yang melakukan adalah sekelompok orang-orang ini. Jadi kalau ada 2 manusia bersepakat bekerjasama dalam suatu ikatan formal untuk mencapa Sesutu tujuan bersama, maka disini sudah timbul administrasi. Ketergantuangan administrasi akan skelompok orang ini amatlah penting diketahui , Sebab kalau seandainya ada kegiatan yang buan dilakukan oleh manusia misalnya dilakukan oleh mesin, walaupun perbuatan sekelompok mesin mesin menyerupai kegiatan manusia maka perbuatan tersebut kalau tidak ada manusianya tidaklah dinamakan administrasi. Demikian juga kalau misalnya yang bekerja itu hanya seorang diri dan bukan merupakan bagian dari suatu kelompok formal, itupun tidak dapat menimbulkan kegiatan administrasi.Misalnya seorang penjual rokok yang mengusahakan jualan rokok sendirian, itupun belum bisa dinamakan administrasi.Dalam administrasi unsur manusia ini merupakan unsur yang terpenting dan merupakan salah satu aksioma administrasi. Manusia menjadi unsur terpenting dalam administrasi oleh karena dibandingkan dengan unsur administrasi yang lain manusia inilah yang mempunyai pikiran dan perasaan. Manusia sebagai makhluk termulia di muka bumi ini semakin lama semakin cerdas. Kecerdasan manusia yang semakin meningkat ini memebuat manusia mendapat berbagai macam julukan antara lain : homo politicus , homo economicus, homo administrativus dan lainnya sebagainya. Dan suatu kenyataan bahwa pada akhirnya administrasi yang baik itu adalah ditentukan oleh manusia manusianya. Tanpa manusia ini dikiranya sulit dibayangkan akan timbul suatu administrasi apalagi administrasi yang baik.

3.      Usaha Kerjasama

Yang dimaksud dengan usaha kerjasama diantara sekelopok orang dalam administrasi itu ialah suatu usaha yng dilakukan oleh 2 orang atau lebih untuk suatu maksud tertentu, yang tidak akan bisa mengakibatkan suatu hasil kalau hanya dilakukan oleh salah seorang diantara mereka. Kerjasama diantara orang orang termaksud dalam rangka mencapai tujuan bersama, ada kalanya bersifat sukarela, da nada kalanya dipaksakan.Kedua macam kerjasama dalam administrasi ini dapat pula terjadi.Kadangkala kerjasama dalam suatu system administrasi yang dilakukan atas dasar paksaan dan atas dasar perintah semata mata berjalan lebih efektif dan lebih efisien, apalagi kalau disertai suatu wahana.

4.      Tujuan Tertentu

Yang dimaksud dengan tujuan dalam pengertian administrasi ialah, kebutuhan baik jasmani maupun rohani yang diperjuangkan dengan perbuatan –perbuatan nyata agar supaya dapat dipenuhi.

Kebutuhan rokhani administrasi tersebut antara lan pemberian jasa, seperti misalnya suatu organisasi pendidikan, tujuan yang bercorak rohanniah ialah memberikan pelayanan pendidikan, pengajaran, penataran, dan lain sebagainya. Adapun kebutuhan jasmani dari administrasi atara lain menghasilkan barang barang , seperti misalnya suatu perusahaan yang memproduksi kain batik, maka tujuan roduksi kain batik ini dapat digolongkan sebagai tujuan jasmani. Tujuan dalam usaha kerja sama sekelompok orang ini yang menentukan atau ikut terlibat menentukan antara lain :

a.       Semua orang yang terlibat dalam usaha kerjasama itu atau dengan kata lain semua pegawai atau anggota sesuatu organisasi. Hal ini bisa dilakukan di dalam suatu organisasi yang masih sederhana dan yang terdiri dari beberapa orang saja

b.      Hanya sebagaian saja dari orang orang yang terlibat dalam usaha kerjasama tersebut. Misalnya suatu organisasi yang telah besar, maka tidak seluruh anggota atau pegawai organisasi tersebut dapat mnentukan tujuan organisasi melainkan sebagaian dari mereka yakni para pemimpinnya yag membuat dan menetapka tujuan tujuan yang ingin dicapai dalam organisasi tersebut

c.       Pihak luar organisasi kadangkala turut mempengaruhi yakni dalam hal organisasi nya tidak menentukan sendiri tujuan itu. Msal dari kajadian ini, yakni daam hal yang bersangkutan meminta nasehat biro konsultasi untuk menetapkan keteasan tujuan yang ingin dicapai.

Demikian okok ppikiran yang terkandung dalam administrasi. Dan dengan melihat, menganalisa dan meresapkan pokok pokok pikira tersebut, maka jelaslah bahwa administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat urat saja tetap lebih dari itu meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan, dan penyususnan pekerjaan pekerjaan pokok sesuatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengetian administrasi semacam ini data diterapkan pada setiap usaha kerjasama dan mengikuti pendapat White di atas dapat diterapkan pada usaha kelompok besar maupun kecil, baik negara ataupun swasta, ipil, maupun militer dan penyabutannya mengikuti tempat dimana administrasi diterapkan pada usaha kerjasama orang orang di perusahaan, disebut administrasi perusahaaan. Kalau dipergunakan pada kegiatan kegiata social dinamakan administrasi social.Kalau diterapkan pada kegiatan negara atau pemerintahan, disebutlah administrasinegara atau administrasi pemerintahan.Demikian seterusnya tergantung pada tempat atau lngkungan suasana dimana administrasiitu dipakai.

    IV.            UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Pengertian Unsur dan Faktor

Diatas telah dikutip secara sepintas pendapat tentang pengerian factor dalam hubungannya dengan adminitrasi. Kalau diulang lagi maka pengertian factor adalah lebih luas dari pada unsur sebab Adapun unsur adalah bagian dari sesuatu sekumpulan factor factor itu selalu merupakan penyebab atau pendorong timbulnya sesuatu hal lain  yang merupakan kebulatan. Tidak adanya unsur bukan berarti sesuatu kejadian atau suatu akibat tidak ada.

Ada 8 unsur-unsur  tentang administrasi sebagai berikut :

A.    Organisasi

Organisasi sebagai salah satu unsur administrasi ini menunjukan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari usaha kerjasama. Pengorganisasian ini adalah rangkaian aktivita aktivita yang meliputi :

1.      Penyusunan bentuk dan pola usaha kerjasama

2.      Mengolong-golongkan tindakan yang harus dijalankan dalam kesatuan kesatuan kerja tertentu

3.      Menentukan tugas pekerjaan orang orang yang tergabung dalam usaha kerjasama itu

4.      Membagi bagi wewenang masing masing pelaksanaan

5.      Menentukan jalinan hubungan kerja diantara mereka serta seluruh perntah dan tanggung jawab.

B.     Manajemen

Unsur kedua administrasi ini mempunyai pengertian sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas semacam ini sama dengan kegiatan memimpin usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

C.    Komunikasi

Unsur ketiga yaitu komunikasi.Ini adalah suatu pproses tentang penyampaian berita dari sumber berita ke suatu tujuan tertentu. Komunikasi administrasi adalah suatu proses penyampaian berita dari sumber berita ke penerima berita yang terjadi dalam suatu tertentu., dan dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.

D.    Kepegawaian

Unsur keempat dari administrasi ialah kepagawaian.Ini merupakan suatu kegiatan yang mengurs tenaga kerja manusia.Perincian egiatannya meliputi sjak mulai penerimaan, kemudian diikuti dengan penempatan pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian. Perincian kegaitan dari menerima sampai dengan memberhentikan tersebut dinamakan administrasi kepegawaian

E.     Keuangan

Dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang uang merupakan unsur yang dapat membantu tercapainya sesuatu tujuan. Tanpa uang hamper dikatakan tidak dapat tercapainya sesuatu tujuan. Oleh sebab pengelolaannya merupakan hal yang amat penting diketahui. Penataan pengaturan atau pengelolaan uang mulai dari saat menentuan dari mana sumber biaya di dapat, kemudian cara menggunakan uang kalau sudah didapat dan cara mempertanggung jawabkan secara sah dan efisien dapat dinamakan administrasi keuangan.

F.     Perbekalan

Erbekalan yang merupakan unsur keenam dari administrasi ada kalanya di sebut, materiil, perlengkapan, logistik, peralatan dan lain lain.

G.    Tatausaha

Unsur ketujuh dari administrasi ini ialah kegiatan yang bersasaran bahan bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.Bahan keterangan ini merupakan unsuer yang sangat penting pula disamping uang, perbekalan dan tenaga kerja seperti yang diterangkan di muka. Seorang pegawai tidak akan bisa melaksanakan sesuatu pekerjaan apabila ia tidak akan melaksanakan sesuatu pekerjaan yang dilakukan itu. Uang dan perbekalan pun tidak bisa dikelola dengan baik apabila bahan bahan keterangan mengenai kedua hal itu tidk dapat seara baik.Demikianlah bahan keterangan ini merupakan unsur yang sangat penting di dalam administrasi.Oleh sebab itu pengaturannyapu merupakan hal yang amat penting untuk diketahui.

H.    Perwakillan atau Hubungan Masyarakat

Kegiatan yang pokok di dalam humas ini adalah bagaimana caranya menjaga atau menjalin hubungan baik antara suatu organisasi dengan organisasi lainnya. Karena hakekatnya suatu organisasi itupun seperti manusia hidup ini tidak bisa hidup sendirian, membutuhkan kerjasama dengan pihak lain.PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

          I.            PENDAHULUAN

Istilah administrasi di dalam  masyarakat Indonesia, bukan lagi merupakan istilah bar. Ia sudah dikenal semenjak jaman Hindia Belanda sampai sekarang ini.Masyarakat mengenal atau terpaksa mengenal istilah ini karena banyak anggota anggota masyarakat melakukan hubungan kerja dengan kantor-kantor pemerintah. Apabila seorang penduduk disuatu desa kan menjua ternaknya, ia meminta surat legalisasi untuk ternaknya, aar dapat dijual dengan aman, tidak disangka sebagai hasil curian. Surat itu ia minta dikator kelurahan. Oleh petugas dikantor tersebut, penduduk desa tadi dikenalka istilah administrasi dalam hubungannya dengan meminta ongkos administrasi, sebagai ganti biaya pembuatan surat keterangan tersebut. Demikian juga bagi orang-orang yang akan menikah, meminta kredit di bank, membayar pajak, memeriksakan anaknya di rumahsakit mendaftarkan anaknya sekolah, dan lain-lain kegiatan yang hubungannya dengan kantor, terutama dengan kantor pemerintahan. Mereka terpaksa berkenalan dengan istilah administrasi.Dengan demikian administrasi menjadi popular dalam masyrakat.

Sehubungan dengan semakin dikenalnya istilah administrasi oleh masyarakat Indonesia, tibullah masalah-masalah baru antara lain apakah istilah yang sudah terlanjur dikenal itu memberian pengertian yang tepat. Dengan kata lain apakah istilah administrasi mempunyai kesatuan tafsir diantara mereka yang mengenalnya itu. Kemungkinan jawaban dari masalah ini belum ada tafsir yang tunggal dari istilah administrasi.Kalau seandainya ada, maka kesatuan pengertian itu terbatas pada pengertian yang sempit yakni adminstrasi dinilai sebagai kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan kertas atau pekerjaan tulis menulis saja.

Pekerjaan –pekerjaan seperti ini misalnya surat keterangan, tanda tangan, stempel surat, surat menyurat, dan sebagainya. Penilaian administrasi  sebagai pekerjaan kertas (olerical work) dan pekerjaan tuls menulis (paper work) saja, amatlah berbeda dengan surat kenyataan yang dikembangkan oleh sarjana –sarjana administrasi yang baik semenjak Henri Fayol maupun sampai sekrang ini.

Selain itu menurut kenyataannya manusia dititahkan didunia ini selalu membutuhkan bantuan dari yang lain. Dan manusia tidak ada yang tidak mempunyai tujuan.Apapun bentuk dan macam tujuan tersebut, dari yang sederhana sampai yang komple, dari yang ringan sampai yang berat. Menuut kenyataannya  manusia senantiasa menginginkan agar tujuan tersebut dapat tercapai.Di dalam manusia mengejar atau berusaha mencapai tujuan tersebut ia tidak lepas dari permintaan bantuan dari yang lainnya. Dia tidak bisa hidup sendiri , betapapun perkasanya manusia tersebut. Nabi Adam yang dipandang oleh yang menyakininya sebagai moyang segala manusia didunia ini merasa tidak berdaya kalau seandainya tidak diciptakan Siti Hawa sebagai temannya sebagai teman, yang sewaktu-waktu Adam meminta bantuan dalam melakuakn tugas suci di dunia ini. Karena manusia diciptakan mempunyai kelengkapan yang serba terbatas, baik terbatas keampuan ataupun pikirannya, waktu dan tempatnya, maka ada kemungkinan dalam bidang tertentu manusia dapat melakukannya tetapi dalam bidang lain ia sama sekali tidak berdaya. Oleh sebab itulah maka kemudian mereka merasa saling membutuhkan, saling memerlukan dan saling berkerjasama. Selanjutnya timbullah usaha kerja sama. Demikianlah manusia hidup, mereka tidak sunyi sendirian.

Apabila sejumlah orang berkelompok hendak bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, maka diperlukan adanya penataan dari usaha kerjasama terbut. Segenap rangkaian kegiatan penataan di dalam usaha kerjasama tersebu dapat dikemukakan dengan satu istilah, yakni administrasi.

Oleh karena itu gejala senantiasa Nampak dari waktu ke waktu ialah adanya manusia-manusia yang saling bekerja sama dalam rangkai mencapai sesuatu tujuan.Gejala ini membentuk suatu pengertian bahwa administrasi itu dilakuakn oleh sekelompk manusia yang bekerja sama secara teratur untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi kalau seandainya ada seorang manusia bekerja sendirian untuk mencapai tujuannya sendiri, tidaklah dinamakan administrasi Demikain juga kalau ada sekelompok rang yang tidak teratur bekerja bersama-sama tidak pula dapat menimbulkan administrasi. Apalagi tidak ada tujuan tertentu, inilah tidak dapat mengakibatkan suatu kegiatanyang disebut administrasi. Demikian juga tidak semua usaha kerja sama manusia dalam rangka mencapai tujuannya disebut administrasi. Hanya kegiatan yang bercrak penataan dari usaha kerjasma sekelompk orang itulah yang dinamakan administrasi. Kegiatan penataan atau pengaturan tersebut akan di jumpai ulasannya pada bidang bidang buku ini.

Bidang ini seccara pokok akan mengantarkan pengertian administrasi itu sendiri. Adapun secara luas akan diteragkan masing –masing bidang yakni unsur-unsur yag merupakan isi dai administrasi,. Dengan demikian akan didapatkan gambaran yang pasti bahwa administrasi itu tidak hanya sekedar pekerjaan –pekerjaan membuat surat mengirim surat dan menyimpan surat saja. Melainkan segenap kegiatan penataan atau pengaturan yang dilakuakn untuk menata dan menjalin kerjasama yang dilakukan oleh sekelompk orang untuk mencapai tujuan tertentu itu. Kegiatan semacam ini akan meliputi dari hal mengatur dan membagi bagi jenis pekerjaan dan orang-orang yang mengerjakan, memimpin dan mengendalikan orang-orang beserta fasilitasnya, memerintah, menegur, dan meminta pertanggungjawaban, menerima, menemptkan dan memberhentikan orang orang yang menjadi anggota kelompoknya, mencari, menggunakan dan mempertanggungjawabkan keuangan, perbekalan dan perlengkapan lain, membuat, mengirim, dan menyiman surat-surat dan akhirnya mengusahakan terjalinnya hubungan yang baik antara kelompok orang orang yang berkerja sama tersebut dengan lingkungannnya. Kegiatanyag sedemikian luasnya itu akan Nampak jelas diterangkan pada masing-masing bidang setlah pengantar in. sehingga suatu kebulatan pengertian tentang administrasi akan dapatdiikuti secara teratur dan dipahami. Konsepsi inilah yang selama ini dikembangkan oleh balai Pembinaan Administrasi, dengan salah satunya tujuannya supaya kesalahan tafsir terhadap istilah administrasi itu dapat dikurangi.

       II.            PENGERTIAN ADMINISTRASI

Untuk menerangkan apakah arti administrasi itu, ,maka di sini akan diberikan lebih dahulu pengertian istilahnya, baru kemudian pengertian menuruut definisi- definisi dari beberapa sarjana ilmu administrasi.

A.    Pengertan Ilmu Administrasi

Istilah administrasi berasal dari kata latin ad + ministrare yang mempunyai pengertian dalam bahasa Indonesia: membantu, melayani, dan memenuhi. Kata latin Administrare ini daam bahasa Inggris tersebut diterjemahkan Administration. Di Indonesia istilah Inggris tersebut diterjemahkan Administrasi. Sebelum penterjemahan kata Inggris itu untuk masa yang cukup lama telah dikenal istilah yang bunyinya sama, tulisannya lain. Istilah itu yakni Administratie.Istilah ini berasal dari warisan jaman penjajahan Belanda.Kedua istilah itu, yang satu berasal dan diterjemahkan dari bahasa Inggris, sedangkan satunya adalah peninggalan warisan Belanda, mempunyai arti yang berbeda.

Yang berasal dari peninggalan Belanda mempunyai arti sebagai berikut : “elke stelsematige ordenin en schriftelijke vatlegging van gegevens, samengesteld met he dcel een overzicht van deze geegvens te verkrijgen in hun geheel en hun ondering verband” artinya: “setiap penyusunan keterangan –keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan –keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain”. Pengertian ini menurut hakekatnya sama dengan pengertian tatatusaha dalam bahasa Indonesia. Oleh sebab itu untuk menghindari kesalahpahaman istilahnya, dianjurkan apabila yang dimaksudkan itu kegiatan tatausaha janganlah dipergunakan istilah administrasi melainkan sebutlah “ tatausaha” saja.

           Adapun pengertian administrasi yag satunya (dari terjemahan bahasa Inggris), sabaiknya diikut beberapa definisi dar beberapa Sarjana berikut ini.

B.     Definisi- Definisi Administrasi

1.      Menurut rumusan Ordway Tead . Administration is conceived as the necessary activities of these individuals (executives) in an organization who are charge  with ordering, forwarding, and facilitating the associate efforts of grou of indviduals broght together to realize certain define purpose. ( administrasi meliputi kgiatan –kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat-pejbat eksekutif dalam suatu oraganisasi, yang bertugas mengatur, memajukan dan melengkapi usaha kerjasama sekumpulan orang yang sengaja di himpun untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Leonald d. white, merumuskan sebaga berikut Administration is a process conmon to all group effort ublic or private,civil or military, large scele or smale scale. ( administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pda semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah atau swasta, sipil atau militer baik secara beasar besaran ataupun kecil kecilan

3.      Herbert A Simon, menyatakan dalam pengertian yang terluas administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari kelompok orang orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

4.      John A. Vieg merumuskan didorong oleh hasrat dan kepentingan apapun yang dmilik, orang-orang senantiasa menentukan tujuan-tujuan mereka sendiri; administrasi terdiri atas apapun yang dilakukan mereka sesudah itu – sesudah menentukan tujuan untuk mencapai tujuan mereka.

5.      Menurut Dr. Sondang Siagian, Administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama anatara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

6.      Departeman Henkam merumuskan administrasi adalah usaha dan pekerjaa yang meliput penetapan tujuan organisasi termasuk perumusan rencana-rencan dan program-program dan penetapan cara cara penyelenggaraan pembinaan termassuk penetapan kebijakksanaan –kebijaksanaan.

7.      Drs. The Lang Gie memberikan definisi administrai adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Definisi ini kemudiaan diperbaharui kembali menjadi Administasi adalah egenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan –pekerjaan induk dan sumber sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha kerjasama dari sekelompok orang.Selang beberapa tahu kemudian pengertian tersebut di revisi oleh Drs Sutarto menjadi Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mecapai tujuan tertentu.

Kesimpulan yang dapat ditarik dari definisi-definisi yang dikutip di atas iaalah bahwa masing masing definisi tersebut mempunyai beberapa persamaan. Adapun persamaan persamaan itu antara lain ialah :

1.    Administrasi merupakan suatu proses kerjasama

2.   Proses kerjasama tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional

3.   Dan kerja sama tersebut diaksnakan dalam rangka mncapa tujuan tertentu.

Ke 3 persamaan itu merupakan syarat atau factor penyebab terjadinya administrasi.Tiadanya salah satu dari factor itu maka tidak aka nada administrasi.Karena ke 3 persamaan itu dianamakan factor, karena factor adalah merupakan suatu unsur yang ikut menyebabkan atau mempengaruhi terjadinya suatu hasil atau keadaan. Pengertian factor ini lebih luas daripada pengertian unsur, sebab kumpulan dari factor-faktor itu selalu merupakan penyebab atau pendorog timbulnya sesuatu hal lain yang merupakan kebulatan. Atas dasar inilah kemudian dalam buku ini dipergunakan batasan administrasi sebaga berikut :ADMINISTRASI ADALAH PROSES KGIATAN PENATAAN USAHA KERJASAMA SEKELOMPOK ORANG UNTUK MENCAPAI TUJUAN TERTENTU.

    III.            POKOK-POKOK PIKIRAN DALAM ADMINISTRASI

Setelah mengetahui bebeapa pengertian mengenai administrasi seperti yang diuraikan dalam kutipan-kutipan di atas, dam kesimpulan terkhir mengenai batasan administrasi yang dipergunakan dalam buku ini, kiranya dapat diktarik pokok pikiran pikiran yang terkandung daalam batasan administrasi tersebut. Pokok-pokok pikiran itu antara lain bahwa :

1.      Administrasi merupakan rangkaiana kegiatan –kegiatan penataan

2.      Kegiatan penataan itu dilakukan oleh sekelompok orang

3.      Adminisrasi merupakan usaha kerjasama dari sekelompok orang tersebut

4.      Usaha kerjasama itu empunyai tujuan terentu ang ingin dicapai

Ke 4 pokok pikiran tersebut uraiannya adalah sebagai berikut:

1.      Rangkaian kegiatan penataan

Pokok pikiran pertama ini sekaligus merupakan suatu ciri yang membedakan kegiatan administrasi dengan kegiatan lainnya yang juga dilakukan oleh sekelompok orang.Rangkaian kegiatan penataan ini terdiri dari beberapa kegiatan penataan.Ini berarti kegiatan penataan itu tidaklah tunggal melainkan terdiri dari banyak kegiatan. Adapun penataan sendiri wujudnya berupa merencanakan kegiatan kegiatan yang perlu dikerjakan menyusun dan membagi kerja dalam urutan yang logis, menetapkan hubungan kerja secara hirarkis, mengarah dan menyelaraskna kegiatan kegiatan secara harmonis, dan mengendalikan berikut menyempurnakan pelaksanaan pelaksanaan kerja dalam usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Proses kegiatan menata ini termasuk didalam nya segenap rangakainan perbutan melaksanakan atau implementasi dari semua keptusan keptusan yang telah diamil sebelumnya. Karena itu dministrasi berhubungan dengan apapun yang akan dilakukan setelah ditetapkan tujuan oleh usaha kerjasama ekelompok orang. Penataan dan pelaksanaan apapun untuk pencapaian tujuan tujuan iniilah administrasi.Selain itu kegiatan penataan itu bukanlah merupakan kegiatan substanntif yang berhubungan dengan tercapainya tujuan pokok dari usaha kerjasama tersebut.Kegiatan penataan ini hannyalah menunjang agar kegatan substantive tersebut terlaksana dengan baik.

2.      Sekelompok Orang

Yang dimaksud dengan sekelompok orang dalam administrasi ini ialah kumpulan orang orang yang batas jumlahnya paling sedikit 2 orang paling banyak tidak terbatas. Keteraturannya akan nampak dalam suatu hirarki atau susunan yang tertentu. Proses administrasi baru terjadi kalau yang melakukan adalah sekelompok orang-orang ini. Jadi kalau ada 2 manusia bersepakat bekerjasama dalam suatu ikatan formal untuk mencapa Sesutu tujuan bersama, maka disini sudah timbul administrasi. Ketergantuangan administrasi akan skelompok orang ini amatlah penting diketahui , Sebab kalau seandainya ada kegiatan yang buan dilakukan oleh manusia misalnya dilakukan oleh mesin, walaupun perbuatan sekelompok mesin mesin menyerupai kegiatan manusia maka perbuatan tersebut kalau tidak ada manusianya tidaklah dinamakan administrasi. Demikian juga kalau misalnya yang bekerja itu hanya seorang diri dan bukan merupakan bagian dari suatu kelompok formal, itupun tidak dapat menimbulkan kegiatan administrasi.Misalnya seorang penjual rokok yang mengusahakan jualan rokok sendirian, itupun belum bisa dinamakan administrasi.Dalam administrasi unsur manusia ini merupakan unsur yang terpenting dan merupakan salah satu aksioma administrasi. Manusia menjadi unsur terpenting dalam administrasi oleh karena dibandingkan dengan unsur administrasi yang lain manusia inilah yang mempunyai pikiran dan perasaan. Manusia sebagai makhluk termulia di muka bumi ini semakin lama semakin cerdas. Kecerdasan manusia yang semakin meningkat ini memebuat manusia mendapat berbagai macam julukan antara lain : homo politicus , homo economicus, homo administrativus dan lainnya sebagainya. Dan suatu kenyataan bahwa pada akhirnya administrasi yang baik itu adalah ditentukan oleh manusia manusianya. Tanpa manusia ini dikiranya sulit dibayangkan akan timbul suatu administrasi apalagi administrasi yang baik.

3.      Usaha Kerjasama

Yang dimaksud dengan usaha kerjasama diantara sekelopok orang dalam administrasi itu ialah suatu usaha yng dilakukan oleh 2 orang atau lebih untuk suatu maksud tertentu, yang tidak akan bisa mengakibatkan suatu hasil kalau hanya dilakukan oleh salah seorang diantara mereka. Kerjasama diantara orang orang termaksud dalam rangka mencapai tujuan bersama, ada kalanya bersifat sukarela, da nada kalanya dipaksakan.Kedua macam kerjasama dalam administrasi ini dapat pula terjadi.Kadangkala kerjasama dalam suatu system administrasi yang dilakukan atas dasar paksaan dan atas dasar perintah semata mata berjalan lebih efektif dan lebih efisien, apalagi kalau disertai suatu wahana.

4.      Tujuan Tertentu

Yang dimaksud dengan tujuan dalam pengertian administrasi ialah, kebutuhan baik jasmani maupun rohani yang diperjuangkan dengan perbuatan –perbuatan nyata agar supaya dapat dipenuhi.

Kebutuhan rokhani administrasi tersebut antara lan pemberian jasa, seperti misalnya suatu organisasi pendidikan, tujuan yang bercorak rohanniah ialah memberikan pelayanan pendidikan, pengajaran, penataran, dan lain sebagainya. Adapun kebutuhan jasmani dari administrasi atara lain menghasilkan barang barang , seperti misalnya suatu perusahaan yang memproduksi kain batik, maka tujuan roduksi kain batik ini dapat digolongkan sebagai tujuan jasmani. Tujuan dalam usaha kerja sama sekelompok orang ini yang menentukan atau ikut terlibat menentukan antara lain :

a.       Semua orang yang terlibat dalam usaha kerjasama itu atau dengan kata lain semua pegawai atau anggota sesuatu organisasi. Hal ini bisa dilakukan di dalam suatu organisasi yang masih sederhana dan yang terdiri dari beberapa orang saja

b.      Hanya sebagaian saja dari orang orang yang terlibat dalam usaha kerjasama tersebut. Misalnya suatu organisasi yang telah besar, maka tidak seluruh anggota atau pegawai organisasi tersebut dapat mnentukan tujuan organisasi melainkan sebagaian dari mereka yakni para pemimpinnya yag membuat dan menetapka tujuan tujuan yang ingin dicapai dalam organisasi tersebut

c.       Pihak luar organisasi kadangkala turut mempengaruhi yakni dalam hal organisasi nya tidak menentukan sendiri tujuan itu. Msal dari kajadian ini, yakni daam hal yang bersangkutan meminta nasehat biro konsultasi untuk menetapkan keteasan tujuan yang ingin dicapai.

Demikian okok ppikiran yang terkandung dalam administrasi. Dan dengan melihat, menganalisa dan meresapkan pokok pokok pikira tersebut, maka jelaslah bahwa administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat urat saja tetap lebih dari itu meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan, dan penyususnan pekerjaan pekerjaan pokok sesuatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengetian administrasi semacam ini data diterapkan pada setiap usaha kerjasama dan mengikuti pendapat White di atas dapat diterapkan pada usaha kelompok besar maupun kecil, baik negara ataupun swasta, ipil, maupun militer dan penyabutannya mengikuti tempat dimana administrasi diterapkan pada usaha kerjasama orang orang di perusahaan, disebut administrasi perusahaaan. Kalau dipergunakan pada kegiatan kegiata social dinamakan administrasi social.Kalau diterapkan pada kegiatan negara atau pemerintahan, disebutlah administrasinegara atau administrasi pemerintahan.Demikian seterusnya tergantung pada tempat atau lngkungan suasana dimana administrasiitu dipakai.

    IV.            UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Pengertian Unsur dan Faktor

Diatas telah dikutip secara sepintas pendapat tentang pengerian factor dalam hubungannya dengan adminitrasi. Kalau diulang lagi maka pengertian factor adalah lebih luas dari pada unsur sebab Adapun unsur adalah bagian dari sesuatu sekumpulan factor factor itu selalu merupakan penyebab atau pendorong timbulnya sesuatu hal lain  yang merupakan kebulatan. Tidak adanya unsur bukan berarti sesuatu kejadian atau suatu akibat tidak ada.

Ada 8 unsur-unsur  tentang administrasi sebagai berikut :

A.    Organisasi

Organisasi sebagai salah satu unsur administrasi ini menunjukan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari usaha kerjasama. Pengorganisasian ini adalah rangkaian aktivita aktivita yang meliputi :

1.      Penyusunan bentuk dan pola usaha kerjasama

2.      Mengolong-golongkan tindakan yang harus dijalankan dalam kesatuan kesatuan kerja tertentu

3.      Menentukan tugas pekerjaan orang orang yang tergabung dalam usaha kerjasama itu

4.      Membagi bagi wewenang masing masing pelaksanaan

5.      Menentukan jalinan hubungan kerja diantara mereka serta seluruh perntah dan tanggung jawab.

B.     Manajemen

Unsur kedua administrasi ini mempunyai pengertian sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas semacam ini sama dengan kegiatan memimpin usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

C.    Komunikasi

Unsur ketiga yaitu komunikasi.Ini adalah suatu pproses tentang penyampaian berita dari sumber berita ke suatu tujuan tertentu. Komunikasi administrasi adalah suatu proses penyampaian berita dari sumber berita ke penerima berita yang terjadi dalam suatu tertentu., dan dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.

D.    Kepegawaian

Unsur keempat dari administrasi ialah kepagawaian.Ini merupakan suatu kegiatan yang mengurs tenaga kerja manusia.Perincian egiatannya meliputi sjak mulai penerimaan, kemudian diikuti dengan penempatan pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian. Perincian kegaitan dari menerima sampai dengan memberhentikan tersebut dinamakan administrasi kepegawaian

E.     Keuangan

Dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang uang merupakan unsur yang dapat membantu tercapainya sesuatu tujuan. Tanpa uang hamper dikatakan tidak dapat tercapainya sesuatu tujuan. Oleh sebab pengelolaannya merupakan hal yang amat penting diketahui. Penataan pengaturan atau pengelolaan uang mulai dari saat menentuan dari mana sumber biaya di dapat, kemudian cara menggunakan uang kalau sudah didapat dan cara mempertanggung jawabkan secara sah dan efisien dapat dinamakan administrasi keuangan.

F.     Perbekalan

Erbekalan yang merupakan unsur keenam dari administrasi ada kalanya di sebut, materiil, perlengkapan, logistik, peralatan dan lain lain.

G.    Tatausaha

Unsur ketujuh dari administrasi ini ialah kegiatan yang bersasaran bahan bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.Bahan keterangan ini merupakan unsuer yang sangat penting pula disamping uang, perbekalan dan tenaga kerja seperti yang diterangkan di muka. Seorang pegawai tidak akan bisa melaksanakan sesuatu pekerjaan apabila ia tidak akan melaksanakan sesuatu pekerjaan yang dilakukan itu. Uang dan perbekalan pun tidak bisa dikelola dengan baik apabila bahan bahan keterangan mengenai kedua hal itu tidk dapat seara baik.Demikianlah bahan keterangan ini merupakan unsur yang sangat penting di dalam administrasi.Oleh sebab itu pengaturannyapu merupakan hal yang amat penting untuk diketahui.

H.    Perwakillan atau Hubungan Masyarakat

Kegiatan yang pokok di dalam humas ini adalah bagaimana caranya menjaga atau menjalin hubungan baik antara suatu organisasi dengan organisasi lainnya. Karena hakekatnya suatu organisasi itupun seperti manusia hidup ini tidak bisa hidup sendirian, membutuhkan kerjasama dengan pihak lain.